在宅ワークで必要なあれこれ：PlaBase編集部

新型コロナウイルスの感染拡大により、2020年4月には緊急事態宣言が政府から発令されました。このタイミングで、勤務先が在宅拠点のリモートワーク体制に一時シフトしたという人も少なくないのではないでしょうか。PlaBase編集部もこの時期は、メンバーとのやり取りはWeb会議システムやSNSを用いたリモート勤務になりました。

在宅ワークでも、結構、いろいろなことができることが分かったり、思っていたよりも快適であったり、その利点に気付いた方も、結構いらっしゃったのではないでしょうか。

さて現在は緊急事態宣言も解除され、元の通りオフィス勤めに戻ったという人もかなりいると思います。とはいえ、宣言は解除されたものの、まだしばらくウイルスに配慮した生活を続けなければなりません。せっかく利点が見いだせたリモートワーク、ここで一切やめてしまうのだとしたら、少しもったいない話です。もちろん、リモートでの作業が向かない業務、そもそも不可能が業務もあります。しかし、一部でも活用するメリットがあるなら、生かさない手はありません。

このコラムでは、リモートワークの利点や課題、在宅作業になった場合に何が必要かなど、考えていきます。

リモートワークの大きな利点

在宅拠点のリモートワークの利点は、とにかく「移動時間がない」ことにつきます。例えば、通勤時間が片道1時間であったとしましょう。行きと帰りでは合計2時間になります。さらに、1カ月分の営業日が20日であるなら、合計40時間です。交通費がいらないことはもちろん、自分の工数や時給に換算すると結構な額になることが分かります。

また保育園に子どもを通わせている方であれば、自宅を拠点にできれば、保育園までの行き帰りの時間だけしかかかりません。つまり在宅ワークを適用すれば、余暇を増やしたり、時短勤務を適用しなくても働いたりすることが可能になります。

有限である個人の時間を大事に使えるのが、在宅ワークの大きな利点だと言えます。また、オフィスに通勤しない人が減れば、電車など交通時間の混雑を減らしていくことにもつながります。在宅ワークなどのリモートワークが増えれば、世の中の余計なエネルギーやストレスを大幅に減らすことも可能だといえます。

また、リモートワークの環境が整っていれば、場所にとらわれず業務を遂行することが可能になります。さまざまな国内外の拠点で、それぞれのスタッフが出張しなくてもよくなります。出張費の削減できることはもちろん、人を転勤させる必要もなくなります。また、プライベートの都合で故郷などに帰らなければならない場合も、そこで仕事が継続できるようにもなります。

在宅ワークを始めるため、自宅に備えるべきこと

在宅ワークをすることになった場合、特別なものはあまり必要ありません。一般的な家庭用PCとインターネットの環境さえあれば、最低限の業務遂行は可能です。しかし、これらがないと、何かの組み立てなどの手作業の場合を除いて、在宅ワークは行えません。

どのような業務をやるかによりますが、高性能なワークステーションなどハイスペックなマシンを用意しなくても大丈夫なことが多いです。家庭用のノートPCで、一般的な事務作業やVPN（仮想デスクトップ）のアクセスは十分に行えます。

PCのスペックそのものよりも、インターネットの環境の整備が重要になります（PCのスペックも、通信の環境に影響することはあります）。インターネットが止まってしまえば、仕事が止まってしまいます。また、通信速度が遅ければ、業務でストレスが溜まります。インターネットの環境については、可能な範囲でなるべく投資をした方がよいでしょう。

Web会議システムはどうしたらいいの？

ソフトウェア自体は簡単にインストールでき、それほど重たいデータでもありません。また使い方もとても簡単です。PCに慣れていない人でも、比較的すぐ馴染む方が多いです。初めて使う方も、深く考えずに始めてみて、周囲の人に聞きながら操作するといいでしょう。また、PCではなく、スマートフォンからも参加ができます。

ハードウェア関連については、PCにカメラが付いているかを確認します。最近のたいていのノートPCには付いていますが、デスクトップPCでは別途購入が必要です。カメラはなくても音声だけで会議システムには参加可能なので、「カメラがない」と事情を伝えて参加したとしてもひとまず大きな問題はありません。また、カメラの設置がなくても、PCの画面共有は行えます。

音声関連については、マイクの付属したヘッドセットやイヤホンを用意するのがおススメです。ノートPCではヘッドセットがついていなくても、本体付属のスピーカーやマイクでも参加できますが、音声の質が悪くなる、遠くなるなど問題がある場合もあります。

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在宅ワークで気を付けたいこと

在宅ワークでは、顔が見えないコミュニケーションが増えます。一番気を付けたいのは、「コミュニケーションのすれ違い」です。文字だけのコミュニケーションだと、何気ない言葉も、きつく、あるいは冷たく聞こえたりします。また感情的に伝えきれないこともあります。そのあたりは、対面でのコミュニケーションよりは少し気を遣う必要があるでしょう。少し小まめに近況共有をするのが望ましいです。

また、「なかなか連絡が取れない」「まったく反応がない」ということが、離れたところにいる人にとって一番のストレスになります。とはいえ起きている間、常にピリピリと、秒単位のクイックレスポンスをするまで気を遣う必要は全くありません。例えば営業時間の間にずっと連絡が取れない状態にならないようにしましょう。SNS類は、営業時間であればなるべくオンラインにしておきます。手が離せないときは、「はい」や「すみません」と一言伝えたり、アイコンなどでリアクションしたりすれば、相手の不安を減らすことができます。

また、オフィスに入る、タイムカードを押すなど、業務時間の区切りを付けるのが難しくなります。スマートフォンでアラームを鳴らす、朝や夕方に短時間の定例ミーティングを入れるなどして、気持ちを切り替える工夫も必要です。

リモートワークの課題と意義とは

会社の時間も個人の時間も有効活用でき、コストダウンにもつながるなど、利点は多い在宅のリモートワークなのですが、全ての企業で実現できるとは限りません。例えば機械加工や組み立てなど現場作業が必須である場合は、リモートワークにシフトすることは難しいとされます。しかしPCで行う事務作業については、実施できる可能性がぐっと高くなります。

またリモートワーク環境を実現するには、下記がハードルになります。

・機密保持やセキュリティの問題
・承認や決済フローの都合

リモートワークを実現するには、業務がIT化され、承認関連も電子化されていることが前提になります。しかし、リモートワークを実現するため、ITの環境を整えるには、費用もたくさん掛かり、技術も知識も必要です。また、これまでの紙前提の業務プロセスはそのまま適用できないため、社内の業務ルールやプロセスを大きく変えなければいけません。

先日の緊急事態宣言の最中では、会社が業務をリモートワークにシフトしたものの、「上司にハンコをもらうためにだけ会社に行く」というまるで笑い話のようなことが、実際に多くの企業で本当に起こっていました。普段から、企業が業務フローを整理したり、IT化を適切に行っていたりしていたかどうかが、企業のリモートワークシフトの明暗を分けることになりました。

リモートワークを実現する基盤となる、業務のデジタル化（デジタルトランスフォーメーション）の取り組みは、「適用すれば、何倍もうかる」「○○の作業時間が何倍改善」といった、現場好みの明快な数字的指標があらかじめ出るわけではない上、多大な手間とコストが掛かるため、特に国内では二の足を踏む企業も多く見られていました。しかし、このコロナ禍という「やむを得ない」事態から、これまでおしりが重たかった企業が多数動き出しているようです。

今後も、コロナ禍のこと以外にも、予期せぬ災害などアクシデントが起こる可能性はゼロではありません。そういう事態に見舞われたとしても、極力仕事が止まらないように対策しておくべきです。また、社員の多様な生活状況や価値観に合わせ、柔軟な働き方の体制を整えることは、企業のイメージアップや、社員のモチベーションアップにもつながっていきます。